A manapság oly sokszor emlegetett outsourcing kifejezés jelentése az ezen a területen végbemenő fejlődés hatására nem kis mértékben módosult. A különböző tevékenységek kihelyezésétől a vállalatok elsősorban a nagyobb hatékonyságot és ezáltal a költségek csökkenését várták. Mára ez a szemlélet megváltozott: a költségcsökkentésen túl sokkal fontosabb szemponttá vált a stratégiai előny megszerzése. Ehhez kapcsolódóan új fogalom is született: a BPO (business process outsourcing), az üzleti folyamatok kihelyezése.
Ha érdekli……ne hagyja ki:
FigyelőFórum konferencia: Outsourcing II.
Mit jelent az outsourcing?
A tevékenység-kihelyezés akkor valósul meg, ha egy szervezet valamely tevékenység végzésének a tulajdonjogát átadja egy szállítónak. Az outsourcing lényege a folyamat irányításának átruházása, ez különbözteti meg a tartós üzleti kapcsolattól. Az outsourcing a hagyományos szerződéses üzleti kapcsolattal ellentétben a tevékenység ellenőrzését is átruházza a szállítóra, a megrendelő tehát nem avatkozik bele a munkafolyamatba.
A tevékenység-kihelyezés rendszerint akkor vetődik fel, ha egy szállító az adott munkát hatékonyabban vagy olcsóbban tudja elvégezni, ezért a megrendelő részéről bárminemű beavatkozás nagy valószínűséggel csak a hatékonyságot rontaná. Ebben az esetben a vevő nem ad konkrét utasításokat a munkavégzéssel kapcsolatban, számára pusztán a végeredmény a fontos, a megfelelő minőség pedig a szállító felelőssége. Azért sem célszerű egy kihelyezett tevékenység működésébe a megrendelőnek beavatkoznia, mert így csökkenhet minden ilyen típusú kapcsolat alapja, a megfelelő elszámoltathatóság és így a felelősségre vonás mértéke is.
Rendkívül fontos az outsourcing szerződés kapcsán a megfelelő kritériumok megfogalmazása a kihelyező részéről. Ennek hiányában ugyanis a szállító teljesítménye nem mérhető kellő pontossággal. A nem megfelelő színvonalú tevékenységvégzés pedig magának az outsourcingnak a létjogosultságát kérdőjelezi meg, ez esetben ugyanis célszerűbb a tevékenységet a vállalat berkeiben elvégezni.
Mikor jöhet szóba?
A tevékenység-kihelyezés kérdése a költség-megtakarítási szándék előtérbe kerülése mellett még számos más esetben is felvetődhet. Vállalatok fúziója esetén a szerkezeti struktúra egységesítésének egyik módja lehet bizonyos tevékenységek más szervezetekben működtetése, de az outsourcing egy tulajdonosváltást követő átszervezés egyik lehetséges megoldása is lehet.
Az outsourcinggal kapcsolatos félelmek egyre inkább oldódnak, a vállalatok menedzsmentje egyre kevésbé tartja veszélyforrásnak, ha különböző tevékenységek kikerülnek a közvetlen ellenőrzése alól. Ez főleg a tengerentúli és a nyugat-európai cégekre vonatkozik, de a régióbeli, illetve hazai vállalatok is felismerték e lépés előnyeit, és egyre nagyobb számban élnek vele. A magyar cégek közül elsősorban a nagyvállalatok alkalmazzák, a kihelyezett tevékenységek pedig a pénzügyi szolgáltatásoktól a létesítmény-gazdálkodáson át az informatikai szolgáltatásokig terjednek.
Egy sikeres BPO kapcsolatA British Petrol (BP) korábban is növekvő mértékben alkalmazta az outsourcingot. Amikor a pénzügyi és számviteli tevékenységek kihelyezéséről döntött, a partnert a PricewaterhouseCoopersben (PWC) találta meg. Kezdetben csak az európai és amerikai tevékenységeihez kötődő pénzügyi és számviteli folyamatokat távolította el szervezetéből, majd a sikereken felbuzdulva Dél- és Közép-Amerikával folytatta. A kapcsolat mindkét fél számára gyümölcsözőnek bizonyult, a két cég szakértői negyedéves kontrolltalálkozóikon újabb és újabb javaslatokat tesznek a további fejlődés elősegítésére. Martin Walters, a BP egyik vezetője szerint a BPO lehetőséget ad a cégeknek arra, hogy a kemény piaci versenyben az alaptevékenységekre koncentrálva vigyék sikerre vállalati stratégiájukat. “Az üzleti folyamatok kihelyezése új modellé kezd válni a nemzetközi piacokon való növekedés menedzselésében” – állítja Ton Heijmen, a PWC egyik partnere. Véleménye szerint a BPO révén a vállalatok jobban koncentrálhatnak az alaptevékenységekre, és a kihelyezett folyamatok költségcsökkentő hatásának köszönhetően több tőkét fordíthatnak a növekedést szolgáló tevékenységekre.
A BPO esetében nem egyszerűen a költségcsökkentés, hanem a stratégiai előny megszerzése a cél, ezért maga a folyamat is különbözik a tevékenységkihelyezéstől. Nem csupán a tevékenység végzőjének kérdését állítja a középpontba, hanem magának a folyamatnak az elemzésével, annak jelentős átalakítására törekszik a stratégiai célok megvalósítása érdekében. A szállító feladata nem merül ki a kihelyezett tevékenységgel kapcsolatos ellenőrzés és felelősség átvételével, hanem ezen felül a folyamat újraszervezése is rá hárul. Ez történhet új technológia alkalmazásával, vagy a meglévő fejlesztésével. A BPO lényege, hogy ennek keretében valamilyen fundamentális változás következik be a kihelyezett tevékenység végzésében.
A tevékenység-kihelyezés buktatói
A legkomolyabb problémát a nem megfelelő kritériumok és az ebből adódó minőségviták okozhatják. Ezt elkerülendő, még a szerződés megkötése előtt célszerű megfelelő színvonalat biztosító kritériumrendszer kidolgozása.
Ugyancsak fontos szempont a kellő rugalmasság. A mai rendkívül gyorsan változó üzleti világban elképzelhető, hogy a tevékenység-kihelyező céljai a szerződés folyamán megváltoznak, vagy olyan technológiai változás következik be, melynek következtében az outsourcing szerződés mindkét fél számára előnytelenné válik. Ez a legfőbb oka a tevékenység-kihelyezés esetleges kudarcának.
